V številnih izvedbenih podjetjih material ni problem zato, ker bi ga bilo premalo, ampak zato, ker ni dovolj sledljiv. Ko se poraba zapisuje pozno, ko ni jasno, iz katerega vira je nekaj prišlo, ali ko nihče nima enotnega pogleda na preostanek, se strošek na koncu razlije po projektu.
To ima tri posledice. Prva je operativna: ekipa ne vidi, kaj je na voljo in kaj je že šlo na projekt. Druga je finančna: težje je preveriti, kako se izvedba ujema s stroškovnikom. Tretja je vodstvena: podjetje se težje odloča, ker ne zaupa popolnoma podatkom.
Zakaj sledljivost ni le skladiščna tema
Sledljivost materiala vpliva na ponudbo, izvedbo in končni obračun. Če je poraba znana dovolj zgodaj in dovolj natančno, lahko vodja projekta reagira. Če je vir materiala zapisan pravilno, lahko podjetje vidi, kaj se dejansko dogaja na terenu. Če je vse to povezano z nalogom, dobiš jasno zgodbo projekta.
To je razlog, da sodobni sistemi material ne obravnavajo ločeno. Povežejo ga z ljudmi, nalogi, urami in potrditvami.
Kaj mora omogočati dober sistem
- enostaven vnos porabe na terenu,
- jasen zapis vira materiala,
- pregled po nalogu, projektu in času,
- možnost kasnejše analize brez dodatnega prepisovanja.
Ko je to urejeno, podjetje ne dobi le boljše zaloge. Dobi boljši stroškovni nadzor, manj nesporazumov in bolj realistično sliko o tem, kje projekt dejansko stoji.
V praksi se pogosto izkaže, da sledljivost materiala izboljša tudi disciplino v drugih delih procesa. Ko so podatki jasni, so tudi pogovori o odstopanjih bolj konkretni. Namesto ugibanja imaš podlago za ukrepanje.